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Welcome on Stéphanie Sorres-Savoie Inria page, BIOCORE and APICS assistant

contact me by email, or phone: +33(0)4.97.15.53.35 / Fax: +33(0)4.92.38.78.58

 

KIT DE SURVIE ( http://www-sop.inria.fr/members/Stephanie.Sorres/index.html) (English version below)

Quelques infos utiles à conserver et à consulter pour toute demande....

I - POUR PREPARER UNE MISSION (N'oubliez pas la carte postale!):

1) Faire votre demande de mission à l'avance (pour la France, un délai de 8j doit être respecté et 1 mois pour l'étranger).
2) Choisir vos horaires de voyage et sauvegarder votre devis dans Oreli via l’intranet … « Mes Outils » (devis non réservé)
3) Faire votre demande de mission dans IziGFD : accès via l’intranet … « Mes Outils » en veillant à  indiquer un motif de déplacement le plus précis et un montant prévisionnel du billet d'après votre recherche sur ORELI.
Votre mission peut être validée dans IziGfd par votre REPI (Laurent ou Jean Luc) ou le support SAER en mon absence.

4) Après validation de votre demande de mission, le n° d’OM GFD généré permettra au support SAER en cas d 'absence de l'AER de valider votre voyage dans ORELI.
Pour une demande de voyage complexe ou tout problème de réservation, vous pouvez contacter AMEX par e-mail : agence_voyage@sophia.inria.fr ou par téléphone : 01.72.28.94.12.
Me mettre en copie de la demande. -- Vous recevrez alors votre billet électronique d’AMEX (Merci de le vérifier dans votre boite de réception avant votre arrivée à l'aéroport)

5) La réservation des nuitées est à faire par vos soins sur Oréli par le marché, dans ce cas, vous n'aurez pas à avancer les frais.
Vous pouvez choisir aussi de passer hors marché, MAIS ATTENTION, le remboursement de la nuitée se fera sur la base de 60€ quel que soit le lieu en France.

6) Vous avez la possibilité via ORELI de louer une voiture de location.

7) Pour réserver un taxi, adresser un email à  Taxi-PENET (contact@transfertservice.fr)  ou tél : 06.09.50.92.53.

8) A votre retour de mission, n'oubliez pas de remplir votre fiche de retour de mission sous IZIGFD ( https://portail-izi.inria.fr/tiki-index.php) à joindre à vos justificatifs de mission (facture d’hôtel, de taxi, parking aéroport, péages, tickets de bus…) avant de me remettre l'ensemble. Dans le cas d'une mission sans frais, il est nécessaire de remplir la fiche et de l’imprimer pour me la remettre. A l’étranger, vous pouvez vous faire rembourser aux frais réels ou par forfait (pour connaitre vos indemnités journalières dans le pays concerné voir le site de MINEFI (http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais).

9) Paiement frais d’inscriptions à une conférence par carte achat :
Pour régler les frais par carte d'achat Inria, vous devez:
- avoir l’accord de votre REPI
- prendre rendez-vous avec Rachel Bellon (rachel.bellon@inria.fr) ou "saf-sophia assistantes" <saf-sophia.assistantes@inria.fr>
- compléter et signer le formulaire « demande de prise en charge d’une menue dépense » en ligne sur l'intranet Inria, rubrique Formulaires & Procédures,et faire signer à votre REPI.

10) Faire demande de visa (Etats-Unis, Chine, Russie…) :
- remplir le formulaire de VSI (http://www-sop.inria.fr/interne/services/bmc/documents/bon_commande_visa.pdf)
- suivre la procédure visa (wiki) : https://wiki.inria.fr/Oreli/Demande_de_visa

Vos gestionnaires SAF:
APICS: Chadia Bejaoui: chadia.bejaoui@inria.fr
BIOCORE: Gilles Dumas gilles.dumas@inria.fr
ou envoyer un message à la liste de diffusion: saf-sophia.depenses@inria.fr


Vous trouverez tous les formulaires, procédures et documents qui vous aideront dans vos démarches, à l'adresse suivante : https://intranet.inria.fr/Formulaires-Procedures


II - RH :

Votre gestionnaire RH:  Cathy Djerfi (cathy.djerfi@inria.fr) (poste tel: 77.01)
ou bien déposer un message à la mailing list: : srh@sophia.inria.fr


III - AUTRE RELAIS :

IV - DIVERS :

Ouvrir un compte wifi pour un invité : connectez-vous au site Netinary, avec vos identifiants Inria : https://wifi-lmb.inria.fr:82/
    - sélectionner Utilisateurs, puis Base locale et enfin cliquer sur Ajouter
    -
remplir les informations (nom, prénom, société,e-mail)
    - préciser le type de séjour (Offre) (habituellement horaires_ouvres_lundi_au_vendredi)
    - indiquer la durée du compte
    - cliquer sur le bouton Ajouter

Commander poster :
- envoyer vos commandes directement par email, en mettant en copie votre assistante à l’adresse suivante : courrier@normacolor.fr
- pour des fichiers lourds, vous pouvez passer par le service de transfert d’Inria : transfert.inria.fr
- en l’absence de l’assistante contacter le support : apsupport@inria.fr
- demander l'accord du REPI pour cette impression.

Réserver un véhicule de service : adresser une demande de support au HELPDESK.

Réserver une ligne de visio: n’oubliez pas de réserver parallèlement une salle de visio sous ZIMBRA. (https://intranet.inria.fr/Vie-pratique/Outils-et-services-numeriques/Outils/Visioconference-Inria-la-tele-reunion)

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Rescue Kit
Please find here some useful tips when I am off work!
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I - PREPARING A BUSINESS TRIP :
1)Prepare your trip in advance, for a trip in France, do it 8 days before and for one trip abroad 1 month before.
2)Choose your travel and save your file in Oreli (option not booked) : l’intranet … « Mes Outils »
3)You must also complete an IZIGFD autorization form : l’intranet … « Mes Outils » (subject must be very precise and tarif of your flight must be indicated).
Your Team Manager can also validate it in IziGfd while I am off.
4)After validation of your trip you will receive an email which give you a n°OM id Gfd.
With this n° OM the assistant will valid your proposal in ORELI.
If the assistant is absent, you must contact the assistance support : apsupport@inria.fr  who will valid ORELI’s estimate.
For complex trip or problem with Oreli, you can join directly American express by e-mail :  agence_voyage@sophia.inria.fr or by phone to 01 72 28 94 12. Put me in copy of your request.
Then, you will receive your electronic ticket by e-mail from American Express
5) Book your accommodation by yourself with Oréli process, you will not have to pay. You can choose to book directly the hotel by using the websites www.booking.com ou www.hotels.com
In this case, BE CAREFUL because reimbursment will be only 60 euros anywhere in France.

6) You can also rent a car with ORELI.
7) To reserve a taxi, send an email to Taxi-PENET (contact@transfertservice.fr) or phone number : 06.09.50.92.53.
8) Do not forget to fill the return form of mission in IziGfd ( https://portail-izi.inria.fr/tiki-index.php). You will be reimbursed according expenses you declared. Add every receipts of your expenses (invoice of hotel, taxi, bus tickets, ….) and give me them.
Trip in a foreign country see below the MINEFI web site that indicates the rate :http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais.
9) Payment of registration fees at a conference by online payment :
- ask for the approval of the team manager
- take an appointment with Rachel Bellon (rachel.bellon@inria.fr)
- fill out and sign the form called “demande de prise en charge d’une menue dépense”, with your team manager signature.
10) Ask for a visa (USA, China, Russia….)
- fill the formular of VSI (http://www-sop.inria.fr/interne/services/bmc/documents/bon_commande_visa.pdf)
-follow the visa process (wiki) : https://wiki.inria.fr/Oreli/Demande_de_visa

Our Financial Administrators: APICS: Chadia Bejaoui: chadia.bejaoui@inria.fr
BIOCORE: Christian Feeley christian.feeley@inria.fr or leave a message on the mailing list : saf-sophia.depenses@inria.fr for all business trip or order question.


II - HUMAN RESOURCES QUESTIONS

Our Human Resources Administrator
:  Cathy Djerfi (cathy.djerfi@inria.fr) (Phone: 77.01)
or leave a message on the mailing list :  srh@sophia.inria.fr

III - OTHER OPTIONS

IV Miscellaneous
Open a Wifi account for an invited person : connect you to Netinary website, with your INRIA login/password : https://wifi-lmb.inria.fr:82/
-select “Users”, local users, click on Add
-complete the information (lastname, first name, company, email)
-precise the kind of stay (Offer) (usually we select “horaires_ouvres_lundi_au_vendredi”)
-indicate the duration of the account
-click on Add
Print a poster
- Send your order by email and put the assistant in copy to this email address : courrier@normacolor.fr
- Ask the  team manager agreement
- If your assistant is not there contact  the assistance support : apsupport@inria.fr

To reserve a vehicle of service : contact by email : HELPDESK

Mon petit coin de soleil: L' ILE DE LA REUNION

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2004, Route des Lucioles

B.P 93

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