Charles-Etienne THOMAS (CET) Avant de débuter la présentation technique, il donne quelques indications sur le contexte organisationnel de l’Agence pour la productique (ADEPA). L’organisme est sous tutelle du Ministère de l’industrie, il a notamment pour mission de fournir une aide aux PMI/PME, de faire du conseil et d’assurer la promotion des nouvelles méthodes et techniques. Pour ce faire, il dispose d’un siège à Paris et d’une douzaine d’agences en région. Avant la mise place de l’Intranet et de l’Internet, l’agence était organisée selon une structure très hiérarchisée.

La création de l’Intranet et d’un site Internet s’est donc accompagnée et s’est appuyée sur une profonde réorganisation de l’ADEPA à l’initiative de la Direction et visant à réduire le côté très hiérarchique de l’organisation.

Aujourd‘hui, le projet vit depuis deux ans. Il a été développé en partenariat avec Cap Sesa. L’Intranet est organisé autour de quatre services principaux : une messagerie, des forums, une partie documentation administrative et une dernière pour la documentation technique.

Le système est construit autour d’un serveur Solaris (un PC sous Unix), un réseau Novel et des clients sous Windows 95. L’ensemble dessert 10 régions et 5 personnes nomades qui se connectent depuis leur portable. Il fonctionne avec 2 administrateurs auxquels est associé un responsable réseaux. Enfin, l’application est construite autour de l’outil NOVA qui permet notamment une sécurisation du système et une administration en ligne. L’ensemble permet également d’héberger à titre temporaire des entreprises qui réalisent des essais. Le tout a été conçu selon une architecture très ouverte pour les utilisateurs, en favorisant un large accès à toutes les informations.

Tout le serveur est construit selon une structure arborescente, et l’information accessible dépend de la nature de l’utilisateur.

En ce qui concerne le fonctionnement, force est de constater que la partie documentation administrative est peu vivante. Elle abrite des informations pour le personnel, des formulaires de type note de frais, etc.

La partie documentation technique fonctionne beaucoup mieux. La recherche s’effectue par l’intermédiaire de mots clefs.

Les forums sont des espaces d’échange, destinés à briser les cloisonnements entre les personnes. Il y a des forums sur des thèmes techniques liés aux activités, d’autres sur des thèmes plus généraux. Pour favoriser leur essor, certains forums ont été rendus obligatoires (utilisation des technologies " Push ") tandis que d’autres ont fait l’objet d’une publicité interne importante. D’une façon générale, un forum doit avoir une durée de vie limitée – il faut savoir éliminer un forum qui est déserté – et un forum fonctionne d’autant mieux qu’il est bien animé.

Pour finir, voici les quelques enseignements qui peuvent être tirés de cette expérience :

(PZ) Comment le mode " Push " a-t-il été accueilli ?

Isabelle DIAZ (ID) Comment la base de compétences a t-elle été réalisée ?

Marie-Laure REMUSAT (MLR) Quels sont les outils PAO qui ont été utilisés ?

(RD) Y a-t-il eu une analyse de correspondance entre les types d’utilisateurs et les types de documents consultés ?

Question : Y a t-il des indicateurs pour suivre le niveau d’utilisation de l’outil ?

Question : Peut-on avoir un ordre de grandeur du coût de l’opération ?

Girard SFEZ (GS) Quel est le lien entre l’Intranet et la réorganisation ?

(GS) Les potentialités technologiques de l’Intranet ont-elles provoqué la réorganisation pour une meilleure communication, ou bien la volonté de réorganiser était préalable et s’est-elle appuyée sur cet outil d’une façon opportuniste ?

Jean ISNARD (JI) Comment sont générés les mots clefs ?

Réponse : chacun donne ses mots clefs et tous les documents sont passas " à la moulinette " pour rentrer dans le format imposé. Il n’y a pas d’utilisation de thesaurus.

Michel BERNARD (MB) Il travaille au sein de la filiale Elf Atochem. Il présente une démonstration autour d’un outil appelé à être utilisé dans les différentes branches du Groupe Elf. Il s’agit d’un projet pilote dont l’initiative revient à la Direction informatique du Groupe, avec l’ambition de disposer à terme d’un outil Intranet standard pour répondre aux besoins suivants :

L’exemple qui est proposé est celui du site de la Recherche du Groupe. L’outil est développé sur une base Lotus Notes. L’interface utilisateur propose deux espaces, une partie forum et une partie document qui correspond à une sorte de bibliothèque électronique. L’ensemble est accessible depuis n’importe quel point du Groupe grâce à un navigateur Netscape ; il faut bien sûr montrer patte blanche pour se connecter ...

Pour ce qui est du forum, plusieurs présentations sont possibles :

Dans tous les cas le système crée une arborescence nouvelle pour les réponses. De plus, les recherches sont possibles grâce à l’outil présent dans Lotus avec l’interface Domino qui interroge des mots clés.

Enfin pour ce qui est de l’espace document, il est globalement organisé comme l’espace forum. La différence tient dans la nature des documents déposés ; ils ont un caractère pérenne et validé dans l’espace document.

(PZ) Il précise que chacune des quatre branches du Groupe Elf est indépendante et possède sa spécificité, aussi l’outil doit-il répondre à une base de besoins commune et aider à la communication interbranche.

François ARLABOSSE (FA) Peut-on annoter les documents ? En effet, il est parfois utile de pouvoir écrire des commentaires en marge d’un document sans qu’il soit possible pour un tiers d’y accéder. Autrement dit, existe-t-il une dimension privée attachée à chaque document ?

Question : Peut-on organiser un espace archive personnel ?

Question : Comment évaluer l’intérêt pour un forum ?

(ID) Comment se fait l’administration ?

(RD) Comment se fait la recherche de document ?

Mathias CHAILLOT (MC) Y a-t-il un besoin d’amélioration de l’outil de recherche ?

(PZ) A propos des mots-clefs, il complète en indiquant qu’il apparaît des difficultés de compréhension liées au vocabulaire lorsque des gens de niveaux de compétence différents – techniciens <-> ingénieurs – échangent sur les mêmes sujets.

François HARTMANN (FH) Il indique que dans un groupe restreint – une dizaine de personnes – l’essentiel des échanges se fait par mail au détriment du forum. Par ailleurs, l’intérêt de la structuration des documents dépend de la nature du groupe concerné. Il faut une arborescence ouverte pour que tous les documents trouvent leur place.

(FA) Il revient sur la notion de classement des documents, comment optimiser un classement ? C’est un problème de recherche intéressant.

Michel MACAIRE (MM) Pour terminer, il indique que l’outil, tel qu’il est présenté ici, a été développé sans grande théorie, mais au contraire d’une façon empirique pour répondre à un besoin, et les résultats sont encourageants.

Jean SAULAIS (JS) Il intitule sa présentation " Premières actions pour tendre vers le 0 papier " Les planches qu’il propose sont des exemples tirés d’une application Intranet toute récente à la Direction Technique de Dassault Aviation. L’ensemble est en effet en cours d’appropriation par quelques ingénieurs ˆ la suite du travail de deux stagiaires durant les vacances d’été 1998. L’objectif est de montrer des applications qui peuvent nécessiter un travail en collaboration, de façon ˆ convaincre de l’intérêt de cette nouvelle technologie.

Certaines applications sont facultatives tandis que d’autres –les demandes de stagiaires- sont obligatoires.

Quelques constats :

Pour finir, on peut dire que cette première expérience est très concluante. Les applications potentielles sont nombreuses.

Question : Pourquoi choisir un outil Intranet au lieu de Lotus Notes comme dans les exemples précédents ?

Question : Combien de personnes ont travaillé sur le projet ?

Question : Comment sont prises en compte les dimensions réglementaires et comptables dans les formulaires de notes de frais par exemple ?

Question : Comment se font les connexions avec les bases de données ?

Question : Comment s’est fait le transfert entre le dernier stagiaire et l’entreprise ?

Marc VERPRAT (MV). Il s’occupe de gestion des connaissances et il présente une application informatique qui fait apparaître un lien fort entre la réorganisation de la filiale Elf Exploration Production, la gestion des compétences et les outils modernes échanges et de stockage d’informations.

La nouvelle organisation repose sur une structure matricielle qui met en jeu deux composantes principales les (er) " équipes de références " et les (rc) " réseaux de compétences ". Pour l’heure, seules les Directions Technique et Systèmes d’information se sont organisées selon ce schéma.

Les (er) ont en charge : la capitalisation des savoirs faire, le support expert et la gestion des ressources humaines. Un (rc) peut aller de 20 à 150 personnes et cette taille est variable dans le temps et dans l’espace en fonction des lieux d’implantation. Chaque (rc) peut vivre et mourir en fonction des besoins.

L’ambition de cette nouvelle structure qui s’appuie sur réseau de type Intranet est de rendre l’information disponible plus vite et aux niveaux où elle sera utile. La citation d’un Directeur de Hewlett-Packard est éloquente à ce sujet " ... si nous connaissions ce que nous savons, nous serions 3 fois plus profitable ".

La connaissance est ˆ la fois processus et stock

Tout le monde peut accéder aux informations dès lors qu’il a satisfait à une étape d’authentification. Il en va de même pour le forum, tout le monde peut échanger avec tout le monde. Seules sont restreintes les autorisations pour la modification et la suppression de documents.

Pour favoriser l’utilisation de l’outil, il y a comme dans les exemples précédents un abonnement et un " Push " par mail.

Les implantations géographiques variées d’Elf Exploration Production ont amené un problème au niveau de la langue utilisée pour la rédaction des documents. Actuellement, ils peuvent être indifféremment en anglais ou en français, la seule obligation réside au niveau du titre qui doit être écrit dans les deux langues. Des questions se posent au niveau du vocabulaire, il y a un glossaire ; pour la rédaction, faudra-t-il prévoir une aide ? Quid de la sémantique ? Il y a des réflexions en cours sur ces points.

Chaque espace est organisé par thème et l’ergonomie est contextuelle par rapport aux droits accès.

Enfin pour ce qui est de l’espace de discussion, un thème qui ne vit pas pendant plus de 15 jours est éliminé de l’affichage.

Mathias CHAILLOT (MC) L’outil a-t-il un rôle de GED ?

Laurent GIBET (LG) Le développement du système a-t-il nécessité des outils de modélisation ?

Monique ARDUINI (MA) Quelle est la disponibilité des équipes de références (er) ?

(ID) La mise en place de ce système a t-elle été appuyée par une forte volonté de la Direction ?

(RD) La structure informationnelle mise en place peut-elle être utilisée pour garder la mémoire de projet ?

(FA) Comment mesurer ce qui est donné et ce qui est pris ?

Question : Comment est gérée la compétence des (er) ?

Questions : Pourrait-il y avoir un extranet entre Elf, Total, Schell... ?

(LG) Peut-on associer l’outil mis en place et la démarche afférente à une démarche qualité.

(JI) Peut-on évaluer une influence sur l’activité traditionnelle de gestion des documents ?

(RD) Y a-t-il une notion d’oubli des documents ?

La partie discussion a, en fait, été absorbée dans la partie Exposés industriels ci-dessus.

(RD) Pour conclure cette première séance de travail, elle propose d’organiser les rencontres selon le mode suivant : présentation d’expériences ou de problématiques par les industriels, et présentation de technologies émergentes ou de méthodes par les universitaires. Cette suggestion étant acceptée par l’ensemble des participants, un premier appel ˆ présentation est lancé. Parmi les exposés potentiels :

CNES (LG) présentation de la problématique

Framatome (FA) présentation de l’Intranet de l’entreprise

Usinor (Joël FRIGIERE)

(RD) Pour ce qui est de la prochaine séance, elle propose un exposé sur la future norme XML et son intérêt pour la mémoire d’entreprise. Elle suggère d’aborder aussi le problème de la gestion de évolution des connaissances et celui de la traduction des documents.

(JI) Sur ce dernier point, il suggère d’essayer de faire participer l’OCDE ou l‘UIT.

(FA) Il indique que l’UE a les mêmes problèmes !

(RD) Indique que équipe du projet ACACIA a proposé la création d’un site WEB, où seraient stockés les comptes rendus, de la documentation complémentaire sur les sujets abordés, des liens vers des sites intéressants, etc. En complément de ce site, une liste de diffusion sera mise en place pour favoriser l’échange d’information. Enfin, une tentative de diffusion des comptes rendus au format PDF sera aussi faite.