Ingénierie du Traitement
de L?Information
GT Outils & Méthodes pour la mémoire d?entreprise
Ateliers 1 & 2
Réf. : EC/MFP/98/1108
Paris, le 19 octobre 1998
- Charles-Etienne THOMAS - ADEPA
- Michel BERNARD - Elf Atochem
- Jean SAULAIS - Dassault Aviation
- Marc VERPRAT - Elf Exploration Production
Accueil et présentation du groupe de travail
Philippe ZACCAGNINO (PZ) et Eric CHARIKANE (EC) Ils remercient l?ensemble des présents pour avoir bien voulu venir jusqu?à la Tour Elf pour participer à cette première réunion du groupe de travail (GT) " Outils & Méthodes pour la mémoire d?entreprise ". Ils en rappellent brièvement l?origine et l?organisation particulière.
Le GT " Outils & Méthodes pour la mémoire d?entreprise " a été créé par le Club Ingénierie du Traitement de l?Information (ITI) à la suite de l?intérêt manifesté lors de sa réunion plénière, en avril 98. Ce nouveau GT est coordonné par Rose DIENG qui est responsable du projet ACACIA à l?INRIA Sophia-Antipolis. Les membres du projet ACACIA seront ainsi étroitement associés au fonctionnement du groupe. Par ailleurs, le GT sera articulé autour des quatre ateliers suivants :
Pour compléter cette présentation, Rose DIENG (RD) rappelle que l?ambition de ce groupe de travail, en accord avec la mission des Clubs CRIN, est de favoriser les rapprochements Recherche-Industrie et l?établissement de collaborations et de partenariats de recherche. Dans cette perspective, la première interaction qu?elle souhaite est une meilleure connaissance des besoins industriels ; ceci pour confirmer ou modifier des orientations de recherche. Du point de vue du fonctionnement du groupe, elle propose que les industriels fassent part de leurs problèmes concrets tandis que les universitaires proposeront des exposés techniques pour approfondir tel ou tel point en fonction de la demande, et sans que cela se transforme en séminaires ou en cours magistraux...!
(PZ), (RD) Ils insistent enfin sur le fait que les
travaux normaux du groupe ne seront pas ouverts aux représentants
de SSII. Par contre, si les membres du GT le souhaitent, une séance
spéciale pourra être organisée avec quelques entreprises
sélectionnées.
Tour de table de présentation
M. VERPRAT est responsable groupware et capitalisation des connaissances à Elf Exploration Production.
Y. TESSIER est responsable du service Ergonomie de Renault au Technocentre de Guyancourt.
J. TRASBOT travaille avec Y. TESSIER et s?occupe de la mise en place d?un site Intranet.
I. DIAZ est responsable Méthodes et Processus au sein du Département Développement clinique de Pasteur Mérieux Connaught.
M.L. REMUSAT est documentaliste au Centre d?information documentaire de Pasteur Mérieux Connaught.
B. RAMOND est professeur au Département Génie des systèmes mécaniques de l?Université de Technologie de Compiègne. Il s?intéresse à la conception distribuée et est par ailleurs responsable du projet TAXIA.
J. ISNARD est Directeur scientifique adjoint à Thomson-CSF Radar et Conte Mesure (RCM).
C.E. THOMAS est responsable veille et innovation, et administrateur Internet et Intranet à l?Agence de la Productique (ADEPA).
J. SAULAIS est responsable du Département Techniques Intranet à la Direction Techniques numériques de Dassault Aviation.
S. SENGES est responsable gestion scientifique au sein du Département Gestion scientifique de L?Oréal.
A.M. GALLERON est ingénieur au Département Gestion scientifique de L?Oréal.
F. SELLINI est ingénieur de recherche au département Ingénierie des connaissances de PSA.
L. GIBET est ingénieur gestion des connaissances au Département Segment-sol avant-projets.
J. EUZENAT est chercheur à l?INRIA Rhône-Alpes.
M. ARDUINI est responsable de la Division Prospective technique du CNES.
C. CANELLA est responsable de projets en ingénierie des connaissances à PSA.
P. DUROUCHOUX est responsable à la Direction des Questions techniques de la Fédération des Industries Mécaniques (FIM) et Délégué général de l?Association Française de Mécanique (AFM).
M. CHAILLOT est responsable du groupe Patrimoine scientifique et technique au sein de la Direction de l?information scientifique et technique (DIST) du CEA à Saclay.
M.MACAIRE est coordinateur informatique à la Direction des systèmes d?information du Groupe Elf.
M. BERNARD est responsable informatique au Centre d?application de Levallois-Perret d?Elf Atochem.
F. HARTMANN est responsable automatique et technologies avancées à Elf Antar France.
Y. SARAZIN est chef du projet VAINCI à PSA.
R. DIENG est responsable du projet ACACIA à l?INRIA Sophia-Antipolis et coordinatrice de ce groupe de travail
F. ARLABOSSE expert nouvelles technologies à FRAMATOME.
G. SFEZ est responsable Nouvelles technologies pour la formation à l?UFR de Pharmacie de l?Université Paris V.
P. JUDE est responsable du département Accords industriels de FRAMATOME.
E. CHARIKANE est responsable de l?informatique de
l?Association ECRIN et animateur du Club ITI.
* Charles-Etienne THOMAS, ADEPA
Charles-Etienne THOMAS (CET) Avant de débuter la présentation technique, il donne quelques indications sur le contexte organisationnel de l?Agence pour la productique (ADEPA). L?organisme est sous tutelle du Ministère de l?Industrie, il a notamment pour mission de fournir une aide aux PMI/PME, de faire du conseil et d?assurer la promotion des nouvelles méthodes et techniques. Pour ce faire, il dispose d?un siège à Paris et d?une douzaine d?agences en région. Avant la mise place de l?Intranet et de l?Internet, l?agence était organisée selon une structure très hiérarchisée.
La création de l?Intranet et d?un site Internet s?est donc accompagnée et s?est appuyée sur une profonde réorganisation de l?ADEPA à l?initiative de la Direction et visant à réduire le côté très hiérarchique de l?organisation.
Aujourd?hui, le projet vit depuis deux ans. Il a été développé en partenariat avec Cap Sesa. L?Intranet est organisé autour de quatre services principaux : une messagerie, des forums, une partie documentation administrative et une dernière pour la documentation technique.
Le système est construit autour d?un serveur Solaris (un PC sous Unix), un réseau Novel et des clients sous Windows 95. L?ensemble dessert 10 régions et 5 personnes nomades qui se connectent depuis leur portable. Il fonctionne avec 2 administrateurs auxquels est associé un responsable réseaux. Enfin, l?application est construite autour de l?outil NOVA qui permet notamment une sécurisation du système et une administration en ligne. L?ensemble permet également d?héberger à titre temporaire des entreprises qui réalisent des essais. Le tout a été conçu selon une architecture très ouverte pour les utilisateurs, en favorisant un large accès à toutes les informations.
Tout le serveur est construit selon une structure arborescente, et l?information accessible dépend de la nature de l?utilisateur.
En ce qui concerne le fonctionnement, force est de constater que la partie documentation administrative est peu vivante. Elle abrite des informations pour le personnel, des formulaires de type note de frais, etc.
La partie documentation technique fonctionne beaucoup mieux. La recherche s?effectue par l?intermédiaire de mots clefs.
Les forums sont des espaces d?échange, destinés à briser les cloisonnements entre les personnes. Il y a des forums sur des thèmes techniques liés aux activités, d?autres sur des thèmes plus généraux. Pour favoriser leur essor, certains forums ont été rendus obligatoires (utilisation des technologies " Push ") tandis que d?autres ont fait l?objet d?une publicité interne importante. D?une façon générale, un forum doit avoir une durée de vie limitée - il faut savoir éliminer un forum qui est déserté - et un forum fonctionne d?autant mieux qu?il est bien animé.
Pour finir, voici les quelques enseignements qui peuvent être tirés de cette expérience :
(PZ) Comment le mode " Push " a-t-il été accueilli ?
Réponse : d?une façon générale, il a été bien reçu. Cependant, certains se sont plaints de voir leur boîte aux lettres " polluée " ! Dans ce cas, il faut savoir prendre son téléphone et tenter de convaincre, l?opération peut être longue mais à terme elle s?avère payante !
Isabelle DIAZ (ID) Comment la base de compétences a t-elle été réalisée ?
Réponse : les équipes sur le terrain ont fait remonter de l?information, les gens de Cap ont donné des idées sur une démarche possible, par ailleurs, on a demandé aux utilisateurs ce dont ils avaient besoin.
Marie-Laure REMUSAT (MLR) Quels sont les outils PAO qui ont été utilisés ?
Réponse : Pager Pro, Photoshop
(RD) Y a-t-il eu une analyse de correspondance entre les types d?utilisateurs et les types de documents consultés ?
Réponse : les documents sont accessibles sans restriction.
Question : Y a t-il des indicateurs pour suivre le niveau d?utilisation de l?outil ?
Réponse : le logiciel NetAudience a été installé pour suivre les consultations, mais pour l?heure les résultats ne sont pas significatifs. Il y a eu environ 1400 connexions sur l?ensemble Internet, Intranet dont les 2/3 pour l?Intranet, pour une durée de connexion comprise entre 15 et 30 minutes en moyenne.
Question : Peut-on avoir un ordre de grandeur du coût de l?opération ?
Réponse : environ 2,5 MF et ceci inclut la partie formation.
Gérard SFEZ (GS) Quel est le lien entre l?Intranet et la réorganisation ?
Réponse : l?Intranet a été l?outil de la réorganisation.
(GS) Les potentialités technologiques de l?Intranet ont-elles provoqué la réorganisation pour une meilleure communication, ou bien la volonté de réorganiser était-elle préalable et s?est-elle appuyée sur cet outil d?une façon opportuniste ?
Réponse : la volonté de réorganiser était première. Par ailleurs l?ADEPA a très tôt utilisé les outils modernes de communication, comme le courrier électronique. Par conséquent, le terrain était préparé.
Jean ISNARD (JI) Comment sont générés les mots clefs ?
Réponse : chacun donne ses mots clefs
et tous les documents sont passés " à la moulinette " pour
rentrer dans le format imposé. Il n?y a pas d?utilisation de thésaurus.
* Michel BERNARD, Elf Atochem
Michel BERNARD (MB) Il travaille au sein de la filiale Elf Atochem. Il présente une démonstration autour d?un outil appelé à être utilisé dans les différentes branches du Groupe Elf. Il s?agit d?un projet pilote dont l?initiative revient à la Direction informatique du Groupe, avec l?ambition de disposer à terme d?un outil Intranet standard pour répondre aux besoins suivants :
- échanges de type forums
- mise en commun de documents et partage de connaissances
L?exemple qui est proposé est celui du site de la Recherche du Groupe. L?outil est développé sur une base Lotus Notes. L?interface utilisateur propose deux espaces, une partie forum et une partie document qui correspond à une sorte de bibliothèque électronique. L?ensemble est accessible depuis n?importe quel point du Groupe grâce à un navigateur Netscape ; il faut bien sûr montrer patte blanche pour se connecter ...
Pour ce qui est du forum, plusieurs présentations sont possibles :
- une vue par date, les questions sont présentées en ordre chronologique inverse. Chaque proposition répond au même formalisme : date de création, auteur, etc.
- une vue par thème, et sous-thème. C?est l?animateur du forum qui décide de la hiérarchie utilisée. Cette vue permet facilement de contribuer. Pour la création d?un nouveau document, il y a un masque de saisie commun à tous les utilisateurs.
- une vue par auteurs. Là toutes les contributions d?un même auteur sont regroupées.
Dans tous les cas le système crée une arborescence nouvelle pour les réponses. De plus, les recherches sont possibles grâce à l?outil présent dans Lotus avec l?interface Domino qui interroge des mots clés.
Enfin pour ce qui est de l?espace document, il est globalement organisé comme l?espace forum. La différence tient dans la nature des documents déposés ; ils ont un caractère pérenne et validé dans l?espace document.
Questions
(PZ) Il précise que chacune des quatre branches du Groupe Elf est indépendante et possède sa spécificité, aussi l?outil doit-il répondre à une base de besoins commune et aider à la communication interbranche.
François ARLABOSSE (FA) Peut-on annoter les documents ? En effet, il est parfois utile de pouvoir écrire des commentaires en marge d?un document sans qu?il soit possible pour un tiers d?y accéder. Autrement dit, existe-t-il une dimension privée attachée à chaque document ?
Réponse : non. Mais cette évolution est possible. Par ailleurs, l?existence de la possibilité d?accès privé et public est à vérifier.
Question : Peut-on organiser un espace archive personnel ?
Réponse : non, c?est l?animateur du forum qui organise les documents comme il le souhaite.
Question : Comment évaluer l?intérêt pour un forum ?
Réponse : Ceux qui survivent aux vacances d?été sont ceux qui offrent un intérêt réel ... !!
(ID) Comment se fait l?administration ?
Réponse : il y a un administrateur pour tout le système.
(RD) Comment se fait la recherche de document ?
Réponse : elle se fait par l?intermédiaire de l?outil standard disponible avec Notes.
Mathias CHAILLOT (MC) Y a-t-il un besoin d?amélioration de l?outil de recherche ?
Réponse : non, ça demanderait du temps et des moyens et il n?y a ni l?un ni l?autre ! Il faut rappeler le contexte d?utilisation : des petits réseaux d?experts qui mettent en commun leurs informations. Cela représente à chaque fois quelques centaines de documents au maximum. Par conséquent un outil de recherche sophistiqué serait un luxe inutile.
(FA) Il indique en complément, qu?au-delà du millier de documents, il faut quelqu?un dont le métier soit justement d?organiser une documentation.
(PZ) A propos des mots-clefs, il complète en indiquant qu?il apparaît des difficultés de compréhension liées au vocabulaire lorsque des gens de niveaux de compétence différents - techniciens <-> ingénieurs - échangent sur les mêmes sujets.
François HARTMANN (FH) Il indique que dans un groupe restreint - une dizaine de personnes - l?essentiel des échanges se fait par mail au détriment du forum. Par ailleurs, l?intérêt de la structuration des documents dépend de la nature du groupe concerné. Il faut une arborescence ouverte pour que tous les documents trouvent leur place.
(FA) Il revient sur la notion de classement des documents, comment optimiser un classement ? C?est un problème de recherche intéressant.
Michel MACAIRE (MM) Pour terminer, il indique que
l?outil, tel qu?il est présenté ici, a été
développé sans grande théorie, mais au contraire d?une
façon empirique pour répondre à un besoin, et les
résultats sont encourageants.
* Jean SAULAIS, Dassault Aviation
Jean SAULAIS (JS) Il intitule sa présentation " Premières actions pour tendre vers le 0 papier " Les planches qu?il propose sont des exemples tirés d?une application Intranet toute récente à la Direction Technique de Dassault Aviation. L?ensemble est en effet en cours d?appropriation par quelques ingénieurs à la suite du travail de deux stagiaires durant les vacances d?été 1998. L?objectif est de montrer des applications qui peuvent nécessiter un travail en collaboration, de façon à convaincre de l?intérêt de cette nouvelle technologie.
- Convocation à une réunion, il s?agit d?un document Word avec une macro, rempli par la personne à l?origine de la réunion et redirigé ensuite vers une secrétaire qui le met en forme et le diffuse aux destinataires in fine.
- Entretien individuel, il s?agit des critères d?évaluation et des règles utilisables par tous pour se préparer à l?entretien.
- Utilisation de l?Intranet, il s?agit d?exemples de masques de saisies, d?un guide d?utilisation et de FAQ -Frequently Ask Questions- pour aider les utilisateurs à se familiariser et à s?approprier l?outil.
- Demande de stagiaire, il s?agit du formulaire à remplir obligatoirement pour obtenir un stagiaire ! L?outil permet de recenser toutes les demandes stages ce qui évite les redondances.
Certaines applications sont facultatives tandis que d?autres -les demandes de stagiaires- sont obligatoires.
Quelques constats :
- l?utilisation des formulaires n?est pas aussi intuitive qu?elle devrait et il a fallu rajouter une fiche pour en expliquer le fonctionnement.
- au départ, il faut forcer l?utilisation. C?est d?autant mieux accepté que les choses sont faites avec le maximum de transparence.
- le développement d?un tel outil ne nécessite pas forcément une équipe d?ingénieurs à plein temps. Les stagiaires ont fait un excellent travail et de plus, rapidement. L?application a été écrite en Java script server et les clients tournent dans un environnement Windows 3.11.
Pour finir, on peut dire que cette première expérience est très concluante. Les applications potentielles sont nombreuses.
Questions
Question : Pourquoi choisir un outil Intranet au lieu de Lotus Notes comme dans les exemples précédents ?
Réponse : c?est un choix délibéré de l?entreprise ...
Question : Combien de personnes ont travaillé sur le projet ?
Réponse : un stagiaire d?IUT durant 2 mois et un stagiaire de Supelec 2ème année durant 3 mois.
Question : Comment sont prises en compte les dimensions réglementaires et comptables dans les formulaires de notes de frais par exemple ?
Réponse : pour l?heure, une personne de confiance centralise les documents et une autre possède une " signature " pour valider les documents.
Question : Comment se font les connexions avec les bases de données ?
Réponse : il existe une liaison avec une base Oracle et une liaison avec une base Access.
Question : Comment s?est fait le transfert entre le dernier stagiaire et l?entreprise ?
Réponse : un ingénieur a suivi
le travail et il est en cours de formation au langage Java, par ailleurs
le travail a été très bien documenté.
* Marc VERPRAT, Elf Exploration Production
Marc VERPRAT (MV). Il s?occupe de gestion des connaissances et il présente une application informatique qui fait apparaître un lien fort entre la réorganisation de la filiale Elf Exploration Production, la gestion des compétences et les outils modernes d?échanges et de stockage d?informations.
La nouvelle organisation repose sur une structure matricielle qui met en jeu deux composantes principales les (er) " équipes de références " et les (rc) " réseaux de compétences ". Pour l?heure, seules les Directions Technique et Systèmes d?information se sont organisées selon ce schéma.
Les (er) ont en charge : la capitalisation des savoirs faire, le support expert et la gestion des ressources humaines. Un (rc) peut aller de 20 à 150 personnes et cette taille est variable dans le temps et dans l?espace en fonction des lieux d?implantation. Chaque (rc) peut vivre et mourir en fonction des besoins.
L?ambition de cette nouvelle structure qui s?appuie sur réseau de type Intranet est de rendre l?information disponible plus vite et aux niveaux où elle sera utile. La citation d?un Directeur de Hewlett-Packard est éloquente à ce sujet " ... si nous connaissions ce que nous savons, nous serions 3 fois plus profitable ".
La connaissance est à la fois processus et stock
- le processus est un phénomène dynamique qui se déroule dans l?esprit des gens. Pour le mettre en évidence et le capitaliser, un système de forum à trois niveaux a été mis en place. Il est formé par 1 espace de discussion, 1 espace pour le retour d?expérience et 1 espace de référence pour les connaissances validées et pérennes.
- le stock, c?est le qui sait quoi. Ce sont les savoirs visqueux, difficilement codifiables comme les tours de main et les savoirs fluides, bien formalisés. Pour les premiers, l?expérience de chacun est enregistrée et validée par l?(er), tandis que pour les seconds, une base notes permet un vaste archivage.
Tout le monde peut accéder aux informations dès lors qu?il a satisfait à une étape d?authentification. Il en va de même pour le forum, tout le monde peut échanger avec tout le monde. Seules sont restreintes les autorisations pour la modification et la suppression de documents.
Pour favoriser l?utilisation de l?outil, il y a comme dans les exemples précédents un abonnement et un " Push " par mail.
Les implantations géographiques variées d?Elf Exploration Production ont amené un problème au niveau de la langue utilisée pour la rédaction des documents. Actuellement, ils peuvent être indifféremment en anglais ou en français, la seule obligation réside au niveau du titre qui doit être écrit dans les deux langues. Des questions se posent au niveau du vocabulaire, il y a un glossaire ; pour la rédaction, faudra-t-il prévoir une aide ? Quid de la sémantique ? Il y a des réflexions en cours sur ces points.
Chaque espace est organisé par thème et l?ergonomie est contextuelle par rapport aux droits d?accès.
Enfin pour ce qui est de l?espace de discussion, un thème qui ne vit pas pendant plus de 15 jours est éliminé de l?affichage.
Questions
Mathias CHAILLOT (MC) L?outil a-t-il un rôle de GED ?
Réponse : non. Les différentes contributions sont là pour rendre un savoir accessible différent des rapports d?études.
Laurent GIBET (LG) Le développement du système a-t-il nécessité des outils de modélisation ?
Réponse : non, pas dans cet approche qui est plutôt de type workflow.
Monique ARDUINI (MA) Quelle est la disponibilité des équipes de références (er) ?
Réponse : les (er) sont sur leurs sujets à plein temps. Il y a 10 réseaux de compétences représentant environ 500 à 600 personnes pour 17 (er).
(ID) La mise en place de ce système a t-elle été appuyée par une forte volonté de la Direction ?
Réponse : la Direction s?est trouvée à l?origine de cette réorganisation pour renforcer sa démarche vers le client. Le tout a été mené entre septembre 97 et avril 98.
(RD) La structure informationnelle mise en place peut-elle être utilisée pour garder la mémoire de projet ?
Réponse : c?est là encore une question, tout n?est pas encore au point.
(FA) Comment mesurer ce qui est donné et ce qui est pris ?
Réponse : cette question a été prise en compte, il y a des indicateurs qui permettent de suivre le nombre d?entrées/sorties ainsi que le nombre de contributions.
(FA) Mais peut-on aller au-delà du quantitatif ? Autrement comment évaluer la pertinence, la valeur d?un document de 10 pages par rapport à un autre de 40 pages ? Faut-il faire appel aux (er) ?
Question : Comment est gérée la compétence des (er) ?
Réponse : il y a une rotation des (er) tous les trois ans.
Questions : Pourrait-il y avoir un extranet entre Elf, Total, Schell... ?
Réponse : il y a déjà une mise en commun d?informations lors de projet faisant l?objet de contrat.
(LG) Peut-on associer l?outil mis en place et la démarche afférente à une démarche qualité.
Réponse : le lien avec la qualité se fait en conception et en maintenance
(JI) Peut-on évaluer une influence sur l?activité traditionnelle de gestion des documents ?
Réponse : il y a eu transfert d?anciens documents sur support papier vers l?outil informatique.
(RD) Y a-t-il une notion d?oubli des documents ?
Réponse : ce sont l?auteur du document
et l?(er) qui fixent la durée de vie d?un document. Dans le présent
système, celle-ci peut aller de 1 mois à 3ans ; cette dernière
durée correspond aussi au turn-over du personnel.
(RD) Pour conclure cette première séance de travail, elle propose d?organiser les rencontres selon le mode suivant : présentation d?expériences ou de problématiques par les industriels, et présentation de technologies émergentes ou de méthodes par les universitaires. Cette suggestion étant acceptée par l?ensemble des participants, un premier appel à présentation est lancé. Parmi les exposés potentiels :
CNES (LG) présentation de la problématique
Framatome (FA) présentation de l?Intranet de l?entreprise
Usinor (Joël FRIGIERE)
(RD) Pour ce qui est de la prochaine séance, elle propose un exposé sur la future norme XML et son intérêt pour la mémoire d?entreprise. Elle suggère d?aborder aussi le problème de la gestion de l?évolution des connaissances et celui de la traduction des documents.
(JI) Sur ce dernier point, il suggère d?essayer de faire participer l?OCDE ou l?UIT.
(FA) Il indique que l?UE a les mêmes problèmes !
(RD) Indique que l?équipe du projet ACACIA
a proposé la création d?un site WEB, où seraient stockés
les comptes rendus, de la documentation complémentaire sur les sujets
abordés, des liens vers des sites intéressants, etc. En complément
de ce site, une liste de diffusion sera mise en place pour favoriser l?échange
d?information. Enfin, une tentative de diffusion des comptes rendus au
format PDF sera aussi faite.
Ordre du jour prévisionnel de la prochaine réunion
Ingénierie du Traitement de L?Information
GT Outils & Méthodes pour la mémoire d?entreprise
Ateliers 1 & 2
Réf. : EC/MFP/98/1097
Paris, le 19 octobre 1998
Présentation de la problématique de l?Atelier
La présente séance est délibérément
moins structurée que celle de l?Atelier-1 pour permettre à
chacun de s?exprimer afin de définir, pour l?Atelier, un objectif
qui corresponde bien aux attentes de tous les participants.
François ARLABOSSE (FA) En réponse, il indique que ce chercheur n?a sûrement pas besoin du Web pour être reconnu, et donc d?y diffuser de l?information !! Par ailleurs, de son point de vue, le Web est une immense poubelle, mais en fouillant bien, on peut y trouver des perles rares ... La question est donc : comment faire les poubelles ?
Christophe BINOT (CB) Il va bientôt rejoindre la Direction Informatique du Groupe Elf. Auparavant, il a mis en place un système de veille automatisé pour Elf Sanofi. Cet outil utilise notamment des " agents intelligents ".
Philippe DUROUCHOUX (PD) Il indique qu?il connaît peu de choses de la recherche d?informations sur le Web. Par contre, ce média lui semble intéressant et il est demandeur de conseils pour l?exploitation de ce gisement d?informations.
Christian CANELLA (CC) Sa démarche concerne l?innovation et la veille. En effet, au sein de PSA, il souhaite mettre en place une chaîne de traitement de l?information pour alimenter les Directions techniques et produits. Tous les besoins ne sont pas encore clairement exprimés, cependant parmi les 140 groupes de veille qu?il a repéré, 7 serviront de cobaye pour l?élaboration de la stratégie à mettre en place. Parmi, les questions qu?il se pose : quels outils faut-il mettre en place ? quelle(s) méthodologie(s) utiliser ? Il ajoute enfin qu?il est en relation avec l?Agence pour la Diffusion de l?Information Technologique (ADIT) qui possède une grande expérience sur ce sujet et qui pourrait sans doute intervenir de façon pertinente.
(FA) Complète ses précédents propos en indiquant que Framatome dispose d?un réseau Intranet qui permet d?exploiter les gisements de connaissances internes à l?entreprise. Pour compléter ce dispositif, il cherche à tirer parti des avantages de l?Internet pour irriguer l?Intranet avec des informations externes à l?entreprise. Dans cette perspective, quels conseils donner aux utilisateurs qui devront aller chercher l?information ? quels sont les outils disponibles ? quelles sont les limites des outils disponibles ? Par ailleurs, sur la notion " d?agent intelligent " il y aurait sans doute beaucoup à dire ! Cette communauté évolue vite, mais sur quelles bases repose-t-elle, automatique, intelligence artificielle, robotique, sciences cognitives, etc. ? Une bonne compréhension du mouvement permettrait de mieux comprendre les outils qui sont élaborés.
Laurent GIBET (LG) Il demande si la recherche d?informations stratégiques sur le Web ne nécessiterait pas une phase de modélisation des connaissances ?
Anne GALLERON (AG) Elle est plus intéressée par les questions liées à l?Intranet et à la gestion de la recherche.
Patrice JUDE (PJ) En complément de ce qui vient d?être dit par (FA), il indique qu?il existe à FRAMATOME une réflexion pour mettre en place une action de veille globale. L?objectif est de fournir un outil utile aux décideurs. Internet sera une source d?information parmi d?autres. Une des questions qui se posent concerne la détection des signaux faibles, comment utiliser le Web pour obtenir ce type d?information ?
(RD) Elle indique deux livres qui sont récemment sortis sur le sujet. Le premier " Intelligence stratégique sur Internet ", écrit par Carlo REVELLI, le second " La recherche intelligente sur l?Internet " écrit par Henry SAMIER et Victor SANDOVAL. Elle suggère donc d?inviter une de ces personnes pour qu?elle fasse part de son expérience dans ce domaine.
Jean SAULAIS (JS) Il indique que dans son entreprise, il y a un besoin en veille sur les métiers. L?idée actuellement est de créer un site Intranet spécifique qui serait alimenté à partir d?informations obtenues sur le Web. Quelles sécurités mettre en place ? Comment rendre cette démarche efficiente ?
Jean ISANARD (JI) Chez Thomson-CSF, les réseaux sont isolés pour des raisons de sécurité. Ce qui le préoccupe, c?est le problème de la désinformation, comment traiter cette question ? Peut-on mettre au point un système de mesures et de contre-mesures ? Peut-on détecter des formes comme avec les radars ou bien le recours aux analystes spécialisés est-il toujours un point de passage obligé ?
(LG) Il poursuit en abordant les problèmes de la langue et de la compréhension des documents. Cela passe sûrement par l?emploi de compétences en linguistique, sémantique, etc.
Bruno RAMOND (BR) Il s?intéresse plus particulièrement à l?aspect fourniture d?informations, comment la délocaliser pour la rendre accessible dans un cadre de formation ?
Marie-Laure REMUSAT (MLR) Elle s?intéresse à Internet et à la question de la gestion de la désinformation. Peut-on évaluer la pertinence d?une information ? Et dans l?affirmative, quels indicateurs mettre en place et comment ?
Jérôme EUZENAT (JE) Il s?intéresse à la recherche d?information sur le Web et aux questions d?indexation.
Mathias CHAILLOT (MC) Il s?intéresse aux méthodes et outils pour rendre opérationnelle et sûre la recherche d?information sur le Web, sans que cela mobilise une armée d?ingénieurs ou de documentalistes !
Jules TRASBOT (JT) Beaucoup de sites se créent tous les jours sur Internet, aussi comment retrouver l?information pertinente pour l?entreprise ? Et comment la diffuser pour qu?elle soit utile et utilisée ?
Yves TESSIER (YT) Il complète les propos ci-dessus, en s?interrogeant sur la nature des informations et des connaissances à rendre disponible.
Marc VERPRAT (MV) Il déclare sous forme de boutade, reprenant une des phrases de sa présentation du matin, " ... si nous savions ce que les autres savent ... ". Cela résume bien l?intérêt que l?on peut avoir pour le Web. Il s?agit d?une nouvelle source d?informations qui en complétant celles qui existent déjà permet de renforcer la connaissance de l?environnement d?une entreprise.
(PZ) Le Groupe Elf est abonné à des bases de données dont les formats sont différents. Comment rapatrier ces informations pour les exploiter via l?Intranet de l?entreprise ?
François HARTMANN (FH) La recherche manuelle d?informations sur le Web prend du temps pour des résultats qui ne sont pas assurés. Aussi, que peut-on automatiser pour gagner du temps ?
(CB) Il intervient plus longuement pour décrire le cadre de la veille à Elf Sanofi. Depuis quelques années, il travaille avec une équipe d?une vingtaine de personnes pour automatiser la chaîne de veille de son entreprise. Sur ce sujet l?équipe possède une bonne expérience, mais malheureusement tout ne peut pas être révélé ! Le système est composé d?un serveur sous Windows NT qui accède à Internet via un firewall. Le serveur supporte Périclès un logiciel d?indexation. Il dessert une vingtaine de postes via l?Intranet avec une démarche " Pull ". Cet outil permet, d?une part, de tester et de comparer les outils disponibles sur le marché et, d?autre part, de fournir des informations stratégiques utiles à l?entreprise. Avant de se lancer dans une telle démarche, il faut très précisément identifier les besoins auxquels il faudra répondre. Pour Elf Sanofi qui est dans le domaine pharmaceutique, il s?agit de surveiller en permanence ce qui se dit sur ses produits et d?une façon générale tout ce qui peut influer sur son activité. Il faut, en effet, savoir qu?1 américain sur 2 utilise le Web pour trouver des informations à caractère médical. Le Web est donc, dans ce domaine, un média à surveiller de près. Il est, entre autre, utile pour la détection de rumeurs et de signaux faibles indicateurs d?une crise en gestation ou d?une campagne délibérée de désinformation ... D?une façon générale Internet peut donc notamment servir :
- à surveiller ce que font les concurrents
- à surveiller ce qui est dit de sa propre entreprise
- à détecter des signaux faibles indicateurs d?évènements pouvant influer sur l?entreprise
- à identifier de nouvelles niches produits
A titre d?information, il indique que Shell s?est lancé dans un projet visant à mettre au point un outil de cartographie des sources d?informations par rapport à un problème donné. Cet outil permet de représenter sur une même planche les sources d?informations internes et externes à l?entreprise. L?idée est de fournir aux décisionnels une sorte de tableau de bord dont l?objet serait la connaissance textuelle. La réalité rattrape la fiction à grands pas !
Par ailleurs parmi les outils disponibles, on peut citer Autonomy et la Knowledge management suit. Les anciens outils de GED qui incorporent désormais des moteurs de recherche.
Pour tout cela, la méthodologie est très difficile à développer et à mettre en place. Il y aurait sûrement beaucoup à apprendre des gens qui font du renseignement. Enfin, il n?existe toujours pas d?outil pour valider et donner un sens à l?information recueillie à la place de l?Homme.
(MV) Il faut noter que l?on voit apparaître des intégrateurs d?informations qui entendent tout donner sur tout. Mais cette information, dépouillée de son contexte, est en réalité moins riche que l?information initiale ! Dans cette perspective, le service documentation d?une entreprise doit évoluer pour fournir un nouveau service, la question se pose.
(JI) Pourrait-on définir, les conditions que devraient intégrer les moteurs de recherche pour aider l?utilisateur dans sa quête d?informations ? En poussant ce raisonnement, peut-on imaginer une plate-forme de travail pour l?analyste.
Il pourrait être aussi intéressant de mieux connaître la sociologie de l?information, pour connaître les mécanismes de la désinformation, de la rumeur, etc.
(RD) Elle se déclare tout à fait intéressée par les questions posées par les industriels. En effet, l?universitaire cherche avant tout à diffuser ses travaux de recherche, même aux équipes concurrentes ; la dimension désinformation n?est donc pas présente. Par ailleurs et d?une façon générale, on peut classer l?information disponible sur l?Internet dans une des catégories suivantes :
- informations scientifiques, techniques, actualités payantes accessibles sur des bases de données commerciales et des services de presse en ligne
- informations scientifiques et techniques sur les sites universitaires, les FAQ et les forums
- informations scientifiques, techniques, administratives, économiques sur les sites institutionnels de type Ministères, Agences gouvernementales, etc.
- informations commerciales sur les sites d?entreprises
- informations diverses et non contrôlées sur les pages personnelles
(CC) Il rappelle qu?il cherche à mettre en place une plate-forme générique de veille pour son entreprise. Et par rapport aux questions qui ont été formulées, cette démarche pourrait être fédératrice. Il précise donc qu?il s?agit de proposer une architecture, de mettre en place une méthodologie, pour récupérer des informations pertinentes, les trier, les diffuser vers les utilisateurs, etc. Dans cette perspective, quelles briques est-il possible d?assembler ? En fonction de l?usage, quel budget faut-il prévoir ?
Une question de fond se pose par rapport à cette démarche sur la veille : Internet a t-il une réelle valeur ajoutée en comparaison avec les autres sources d?informations ?
(MM) En réponse, il indique qu?Internet permet
un gain de temps remarquable pour peu que l?on sache discipliner sa recherche
! Il permet d?accéder aux sites des concurrents, d?obtenir des informations
sur les clients et de suivre l?évolution de leurs besoins, de suivre
la normalisation en train de se faire et de suivre les actions de groupes
de pression comme GreenPeace ... Cependant, il faut abandonner toute volonté
d?exhaustivité !
(RD) Pour conclure cette séance, elle propose
pour la réunion à Sophia-Antipolis de présenter la
norme XML qui est appelée prochainement à compléter
le format HTML et à jouer un rôle important pour les échanges
d?informations. Par ailleurs, un contact sera pris avec Henry SAMIER pour
le faire intervenir. Enfin, l?idée de faire une sorte de guide méthodologique
pour la mise en place d?une plate-forme de veille générique
est retenue.
Ordre du jour prévisionnel de la prochaine réunion